Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.

Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Відповідно до статті 38 Закону України «Про нотаріат» консульський відділ Посольства вчиняє, зокрема такі нотаріальні дії:

1. посвідчує угоди (договори, заповіти, доручення та ін.), крім договорів про відчуження та заставу жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок, іншого нерухомого майна, що знаходиться в Україні;

2. вживає заходів до охорони спадкового майна;

3. видає свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;

4.засвідчує вірність копій документів і виписок з них;

5. засвідчує справжність підпису на документах;

6. засвідчує вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;

7. засвідчує факт, що громадянин є живим;

8. засвідчує факт знаходження громадянина в певному місці;

9. засвідчує тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;

10. засвідчує час пред'явлення документів;

11. вчиняє виконавчі написи;

12. вчиняє морські протести.

Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього та підготовлених (надрукованих) відповідно до вимог закону документів, сплати консульського збору. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Нотаріально посвідчуванні угоди, а також доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії. Якщо угоду, доручення, заяву чи інший документ підписано за відсутності консула, то особа, яка підписала такий документ, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем.

Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу громадянина України, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Встановлення особи громадянина України здійснюється за паспортом. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладено у разі рішення консула України витребувати додаткові відомості чи документи або направити документи на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Правоздатність юридичної особи (установа, підприємство, організація) установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій - загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:

— Наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;

— Нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;

— Доручення на здійснення відповідної юридичної дії.

Нотаріально посвідчуванні правочини, заяви та інші документи підписуються у присутності консула, який вчинює нотаріальні дії.

Документи необхідні для оформлення довіреностей:

1. Заява для оформлення довіреностей 

2. Дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

3. Довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру платника податків;

4. Копії сторінок (внутрішнього) паспорта громадянина України повіреної особи, а також копію довідки про присвоєння ідентифікаційного номера тієї особи;

5. Копії документів, які підтверджують право власності на нерухоме або рухоме майно (у разі довіреностей майнового характеру);

6. Консульський збір у вигляді MONEY ORDER за довіреності майнового характеру – 80 дол.США (довіреність: 60 дол.США та заява ЄРД: 20 дол.США), інші – 50 дол.США (довіреність: 30 дол.США та заява ЄРД: 20 дол.США). 

Готівка, кредитні картки, чеки, банківські перекази не приймаються!

Увага! У разі потреби готується проєкт документа у форматі Word і направляється електронною поштою на адресу консульського відділу Посольства в електронному вигляді в момент консульського прийому. Проєкт документа, що подається для посвідчення, рекомендуємо попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються до Посольства за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, хибно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють у консульському відділі Посольства документ, який не задовольняє вимог нотаріальної контори).

Для засвідчення підпису на заявах необхідно:

1. Заява відповідного змісту: 

Заява загального змісту для засвідчення підпису, 

Заява-згода на виїзд дитини з України, 

Заява на прийняття спадщини, 

Заява на відмову від прийняття спадщини, 

Заява-згода на відчуження майна

2. Дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

3. Довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру платника податків;

4. Свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть тощо (в залежності від змісту заяви);

5. Консульський збір у вигляді MONEY ORDER за засвідчення підпису на заяві – 20 дол.США.

Готівка, кредитні картки, чеки, банківські перекази не приймаються!

Тарифи консульського збору

$80 дол. США (довіреність: 60 доларів США та заява ЄРД: 20 доларів США) - довіреності майнового характеру;

$50 дол. США (довіреність: 30 доларів США та заява ЄРД: 20 доларів США) - довіреності майнового характеру; близьким родичам (батьки, діти, другий з подружжя, за умови наявності документів, що підтверджують родинні зв'язки);

$50 дол.США (довіреність: 30 доларів США та заява ЄРД: 20 доларів США) - інші довіреності;

$20 дол.США - засвідчення справжності підпису на заявах (про прийняття або відмову від спадщини, згода на виїзд дитини за кордон тощо);

$40 дол.США - засвідчення вірності перекладу документів з однієї мови на іншу (за сторінку);

$10 дол.США -  засвідчення вірності копій документів і виписок з них (за сторінку).

Консульський збір стягується у вигляді MONEY ORDER (Pay to: Embassy of Ukraine).

У разі потреби для консультацій з нотаріальних питань звертайтеся на електронну адресу [email protected] (у зверненні просимо вказати запитувану нотаріальну дію, прізвище та ім’я заявника та контактний номер телефону).

Із зазначених питань звертайтеся до:

Ігнатовського Євгена Євгеновича, Радника з консульських питань Посольства України в США

Телефон: +1 (202) 349-2947

Ел. пошта: [email protected]

Адреса: 3350 M Street N.W., Washington D.C., 20007